わかい社労士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律、社会保険労務士法その他の関係法令を遵守し、お問い合わせ、ご相談及びご依頼に際して取得する個人情報を適切に取り扱います。
1．取得する個人情報
当事務所は、お問い合わせフォーム、ご相談、ご契約、業務遂行その他の機会を通じて、必要な範囲で次の情報を取得することがあります。
- 氏名、ふりがな、生年月日その他の本人確認に必要な情報
- メールアドレス、電話番号、住所又は所在地その他の連絡先
- お問い合わせ内容、ご相談内容、ご依頼内容
- 基礎年金番号、年金加入記録、年金証書、決定通知書その他の年金関係情報
- 病歴、障害状態、診療、受診、服薬、診断書、受診状況等証明書その他の医療・健康情報
- 日常生活、就労、学校生活、家族関係及び支援状況に関する情報
- 戸籍、住民票、本人確認書類その他の公的書類に記載された情報
- 契約、報酬、実費、請求及び支払に関する情報
- 支援事業所、医療福祉機関、企業その他の法人・団体の名称、所在地、担当者情報及び業務上必要な情報
- お問い合わせ又は業務遂行のために提供された文書、画像、電子データその他の資料
- Cookieその他の技術により取得されるウェブサイトの利用情報
- その他、利用目的を達成するために必要な情報
2．要配慮個人情報の取扱い
病歴、障害、診療、健康状態その他の情報には、要配慮個人情報が含まれる場合があります。
当事務所は、法令により認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得たうえで、利用目的の達成に必要な範囲に限って要配慮個人情報を取得し、利用し、又は第三者と共有します。
3．利用目的
当事務所は、取得した個人情報を次の目的で利用します。
- お問い合わせへの回答、本人確認、初回相談の日程調整その他の連絡
- ご相談内容の整理、受任可否の検討及び支援内容の提案
- 障害年金の初回裁定請求、受給後手続その他の個人向け支援
- 支援事業所・医療福祉機関向けの障害年金支援者連携サービス、一般相談、個別ケースの事前整理、研修及び仕組み整備
- 企業向けの労務、人権、安全衛生、外国人材受入れ、JASTI対応、研修その他の支援
- 契約締結、委任関係の確認、情報共有範囲の確認、業務連絡及び進捗管理
- 日本年金機構、共済組合、医療機関、行政機関、支援機関その他の関係先との相談、照会、提出、受領及び連絡
- 報酬・実費の算定、請求、入金確認、会計処理その他の事務手続
- 法令、所属社会保険労務士会の会則・諸規程その他の適用ある基準に基づく対応
- サービス品質の維持・改善、業務手順及び文書・記録管理方法の見直し
- その他、上記の目的に付随する業務
当初の利用目的と合理的な関連性を有する範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合は、法令に基づく場合を除き、改めてご本人へ説明し、必要な同意を確認します。
4．個人情報の取得方法
当事務所は、適法かつ公正な方法により、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を取得します。
主な取得方法は、次のとおりです。
- お問い合わせフォーム、メール、郵送、オンライン相談、電話、面談その他の方法によるご本人からの提供
- ご本人の同意又は適法な代理権等に基づく、ご家族、成年後見人等、支援者、支援事業所、医療福祉機関、企業その他の関係者からの提供
- 委任状、同意書、契約書その他の適法な根拠に基づく、日本年金機構、共済組合、医療機関、行政機関その他の関係機関からの取得
- 法令により認められた公的資料その他の適法に取得できる情報源からの取得
第三者から個人情報を受領する場合は、必要に応じて、情報提供者、その立場、取得経緯、本人同意又は代理権、利用目的その他の確認事項を記録します。
5．第三者への提供及び第三者からの受領
当事務所は、法令に基づく場合その他法令により認められる場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者へ提供しません。
障害年金支援その他の業務において、次の関係先との情報共有が必要となる場合は、ご本人の同意、委任又はその他の適法な根拠を確認し、目的の達成に必要な範囲で行います。
- 日本年金機構、共済組合、市区町村その他の行政・公的機関
- 医療機関、医師その他の医療関係者
- ご家族、成年後見人等、支援者、支援事業所、医療福祉機関
- 企業の担当者、関係専門家その他契約業務の遂行に必要な関係者
第三者へ個人情報を提供し、又は第三者から個人情報を受領した場合は、法令上必要な範囲で、提供・受領に関する事項を確認し、記録し、保存します。
6．外部委託及びクラウドサービスの利用
当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲で、電子メール、オンライン会議、クラウドストレージ、文書作成、バックアップ、フォーム送信その他の外部サービスを利用し、又は業務の一部を外部事業者へ委託することがあります。
外部サービス又は委託先を利用する場合は、取扱う情報の範囲、秘密保持、安全管理その他必要な事項を確認し、必要かつ適切な監督を行います。
業務上必要な情報は、Microsoft 365のOneDrive、SharePointその他当事務所が選定したクラウドサービスで取り扱う場合があります。
7．安全管理措置及び情報事故への対応
当事務所は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、誤送信その他の事故を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
安全管理措置の概要は、次のとおりです。
- 個人情報の取扱範囲、担当者及び連絡・報告体制の明確化
- 必要な範囲に限定したアクセス権限の設定
- パスワード、多要素認証その他の認証管理
- 端末、記録媒体及びクラウドサービスの適切な管理
- 誤送信、不正アクセス、マルウェアその他のリスクへの対策
- 保存、バックアップ、返却、廃棄及び削除の適切な管理
- 補助者、委託先その他の関係者に対する秘密保持及び必要な監督
- 個人情報保護及び情報セキュリティに関する運用の見直し
漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生した場合は、被害拡大の防止、事実関係の確認、原因調査、記録、再発防止その他必要な対応を行います。
法令上必要な場合は、個人情報保護委員会その他の関係機関への報告及びご本人への通知を行います。
8．個人情報の保存、返却及び廃棄
当事務所は、個人情報を利用目的の達成及び法令・業務上必要な期間に限って保存します。
ご本人から預かった原本のうち返却すべきものは、業務終了時その他適切な時期に、ご本人又は正当な受領権限を有する方へ返却します。
保存の必要がなくなった個人情報は、法令、所属社会保険労務士会の定め及び当事務所の管理方法に従って、復元困難な方法により廃棄又は削除します。
9．開示、訂正、利用停止等の請求
ご本人は、法令の定めに従い、当事務所が保有するご本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去又は第三者提供の停止等を請求できます。
請求を希望する場合は、お問い合わせフォームからご連絡ください。請求内容に応じて、本人確認に必要な情報又は書類の提示をお願いする場合があります。
法令により請求に応じる義務がない場合、ご本人又は第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合その他法令上認められる場合は、請求の全部又は一部に応じられないことがあります。その場合は、法令上可能な範囲で理由をご説明します。
10．Cookie等の利用
当ホームページでは、サイトの適切な表示、利用状況の把握、利便性の向上、不正利用の防止その他の目的で、Cookieその他これに類する技術を利用することがあります。
Cookieにより取得される情報だけで、当事務所が直ちに特定の個人を識別するものではありません。ただし、他の情報と組み合わせることにより個人を識別できる場合は、個人情報として適切に取り扱います。
利用者は、ブラウザの設定によりCookieの使用を制限又は無効にできます。ただし、その場合、当ホームページの一部機能を利用できないことがあります。
当事務所がアクセス解析、外部コンテンツその他のサービスを新たに導入し、追加の説明が必要となる場合は、本ポリシーを見直します。
11．社会保険労務士としての守秘義務
当事務所は、社会保険労務士法その他の関係法令に基づき、業務上知り得た秘密を適切に管理し、正当な理由なく第三者へ開示しません。
契約終了後も、法令に基づく守秘義務を遵守します。
12．プライバシーポリシーの変更
当事務所は、法令の改正、サービス内容、情報管理方法その他の事情に応じて、本ポリシーを見直すことがあります。
重要な変更がある場合は、当ホームページへの掲載その他適切な方法によりお知らせします。
変更後の内容は、当ホームページに掲載した日又は別途明示した日から適用します。
13．個人情報取扱事業者及びお問い合わせ窓口
個人情報取扱事業者 わかい社労士事務所
所在地 愛知県津島市（詳細はご契約時その他必要な場合にお知らせします。）
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情その他本ポリシーに関するご連絡は、お問い合わせフォームからお願いします。
制定日：2026年9月1日
最終改定日：2026年10月24日
わかい社労士事務所
代表 若井 龍治